از کاغذ و ایمیل تا جریان های دیجیتال هوشمند
در دنیای امروز، سرعت تصمیم‌گیری و اجرای دقیق فرآیند ها تعیین‌کننده‌ی موفقیت یا شکست سازمان‌هاست. در حالی که بسیاری از شرکت‌ها هنوز بخش قابل‌توجهی از فعالیت‌هایشان را به‌صورت دستی، کاغذی یا از طریق پیام‌رسان‌ها انجام می‌دهند، سازمان‌های پیشرو با اتوماسیون فرآیند ها (Process Automation) توانسته‌اند بهره‌وری خود را چند برابر کرده و زمان اجرای کارها را از چند روز به چند دقیقه کاهش دهند.
اتوماسیون فرآیندها یعنی تبدیل فعالیت‌های دستی و زمان‌بر به گردش کار های دیجیتال (Workflow) که در بستر نرم‌افزاری اجرا می‌شوند. این گردش‌کارها نه‌تنها کارها را سریع‌تر انجام می‌دهند، بلکه به شکل دقیق و قابل ردیابی، تمام مراحل را ثبت می‌کنند تا هیچ کاری فراموش یا معطل نماند.
چرا اتوماسیون فرآیند ها ضروری است؟
تحول دیجیتال دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی استراتژیک برای بقا در فضای رقابتی امروز است.
سازمان هایی که فرآیند های خود را دیجیتال نمی‌کنند، معمولاً با چالش‌هایی نظیر موارد زیر روبه‌رو می‌شوند:
- تأخیر در تصمیم‌گیری به‌دلیل وابستگی به افراد
- خطاهای انسانی در ورود داده یا پیگیری کارها
- نبود شفافیت در وضعیت انجام فرآیند ها
اتلاف زمان بین واحدها به‌دلیل ارتباطات غیرسیستمی - نارضایتی مشتریان از کندی پاسخگویی
اتوماسیون و دیجیتالی‌سازی فرآیند ها، راه‌حل همه‌ی این چالش‌هاست. با اجرای صحیح آن، کارها بدون وقفه، سریع، قابل‌سنجش و قابل‌کنترل انجام می‌شوند.
رویکرد گروه مشاوران برجیس در اتوماسیون فرآیند ها
در گروه مشاوران برجیس، ما باور داریم که موفقیت در اتوماسیون فقط به نرم‌افزار وابسته نیست؛ بلکه نیازمند شناخت دقیق فرآیند ها، طراحی درست و پیاده‌سازی هوشمندانه است.
به همین دلیل، خدمات ما در این حوزه شامل تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و پایش فرآیند های دیجیتال است تا سازمان‌ها از ابتدا تا انتهای مسیر تحول دیجیتال پشتیبانی شوند.
گام‌های اصلی در اجرای اتوماسیون فرآیند ها
۱. تحلیل فرآیند و شناسایی نقاط مناسب برای اتوماسیون
پیش از هرچیز، باید بدانیم چرا فرآیند جدید طراحی می‌شود. آیا هدف کاهش زمان انجام کار است؟ افزایش رضایت مشتری؟ کاهش هزینه؟
در این مرحله، تیم مشاوره برجیس با مدیران ارشد و کارشناسان کلیدی جلساتی برگزار می‌کند تا اهداف استراتژیک طراحی فرآیند به‌طور دقیق مشخص شود. سپس معیارهای سنجش موفقیت فرآیند (KPIها) تعیین در ابتدا، باید مشخص شود کدام فرآیند ها بیشترین پتانسیل برای دیجیتالی شدن دارند.
برخی از فرآیند ها تکراری، پرحجم و زمان‌بر هستند (مانند ثبت مرخصی، تأیید فاکتورها یا درخواست خرید) که بیشترین بازده را از اتوماسیون خواهند داشت.
ما با بررسی شاخص‌هایی مانند تعداد دفعات انجام، میزان خطا، حجم داده و زمان اجرا، فرآیندهایی را که اتوماسیون آن‌ها بیشترین تأثیر را دارد، انتخاب می‌کنیم.
۲. طراحی گردش کار دیجیتال (Workflow Design)
پس از شناسایی فرآیند ها، نوبت به طراحی گردش‌کار دیجیتال می‌رسد.
در این مرحله، هر مرحله از فرآیند — از ثبت اولیه تا تأیید، بررسی، اقدام و بایگانی — در قالب یک جریان کاری مشخص طراحی می‌شود.
سیستم تعیین می‌کند:
- چه کسی کار را آغاز می‌کند،
- چه کسی آن را تأیید می‌کند،
- چه شرایطی باعث ادامه یا توقف فرآیند می‌شود،
- و چه اطلاعاتی در هر مرحله منتقل می‌گردد.
این طراحی دقیق باعث می‌شود اجرای فرآیند ها بدون ابهام و خطا، و مطابق با سیاست‌های سازمانی انجام شود.
ابزارهای مورد استفاده در اتوماسیون فرآیند ها
یکی از مزیت‌های اصلی گروه مشاوران برجیس، آشنایی با ابزارهای متنوع اتوماسیون فرآیند ها است. بسته به نیاز و اندازه سازمان، ما از گزینه‌های مختلفی استفاده می‌کنیم:
فرم ساز شرکت های داخلی
ابزارهایی قدرتمند و منعطف برای ایجاد فرم‌های الکترونیکی، گردش کار های ساده و متوسط و ارتباط با پایگاه‌های داده.
- طراحی فرم بدون نیاز به کدنویسی
- اتصال به وب‌سرویس‌ها و بانک‌های اطلاعاتی
- مدیریت وظایف و تاییدات
- گزارش‌گیری سریع از وضعیت درخواست‌ها
فرم ساز شرکت های داخلی گزینه‌ی ایده‌آل برای سازمان هایی است که به‌دنبال پیاده سازی فرآیند های دیجیتال با هزینه مناسب و زمان کوتاه هستند.
سیستم های BPMS یا (Business Process Management System)
برای فرآیند های پیچیده‌تر یا بین‌واحدی، از سیستم‌های BPMS مانند Camunda، Bizagi، ProcessMaker یا Flowable استفاده می‌کنیم.
BPMS ها امکان مدل‌سازی، اجرای خودکار، پایش و بهبود فرآیند ها را در یک بستر واحد فراهم می‌کنند.
با استفاده از این سیستم‌ها، میتوان فرآیند ها را به‌صورت زنده مانیتور کرد و شاخص‌های عملکرد (KPI) را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده نمود.
نرم‌افزار های ERP
در سازمان هایی که از ERP استفاده می‌کنند (مثل SAP، Oracle، یا راهکارهای ایرانی)، ما فرآیند های جدید را به‌صورت مستقیم با ERP یکپارچه می‌کنیم تا داده‌ها فقط یکبار وارد شوند و در تمام سیستم‌ها در دسترس باشند.
این یکپارچگی باعث حذف دوباره‌کاری و افزایش دقت اطلاعات می‌شود.
اتصال فرآیند ها به پایگاه های داده و سیستم های سازمانی
یکی از مهم‌ترین مراحل در اتوماسیون فرآیند ها، اتصال فرآیند ها به منابع داده و نرم افزار های موجود در سازمان است.
در گروه مشاوران برجیس، ما با طراحی APIها و Web Service ها، فرآیند ها را به سیستم هایی مانند موارد زیر متصل می‌کنیم:
- سیستم مالی و حسابداری
- سامانه منابع انسانی (HRM)
- سیستم های CRM و مدیریت ارتباط با مشتری
- پایگاه های داده انبار یا تولید
- نرم‌افزا های گزارش گیری و داشبورد مدیریتی
این یکپارچگی باعث می‌شود اطلاعات به‌صورت خودکار بین سیستم‌ها جریان پیدا کند، و مدیران بتوانند از طریق یک داشبورد مرکزی، کل فرآیند ها را مشاهده و کنترل کنند.
مزایای اتوماسیون فرآیندها برای سازمان‌ها
اجرای موفق اتوماسیون فرآیند ها، دستاورد های ملموسی برای سازمان ها به‌همراه دارد:
| مزیت | توضیح |
| افزایش سرعت انجام کار ها | فعالیت هایی که پیش‌تر چند روز زمان می‌برد، حالا در چند دقیقه انجام می‌شود. |
| کاهش خطا های انسانی | با حذف ورود دستی داده ها و کنترل خودکار، احتمال خطا به حداقل می‌رسد. |
| شفافیت و قابلیت ردیابی | هر درخواست، از لحظه‌ی آغاز تا پایان، قابل مشاهده و پیگیری است. |
| افزایش رضایت کارکنان و مشتریان | کارها سریع تر و بدون سردرگمی انجام می‌شوند. |
| صرفه جویی در هزینه ها | حذف کاغذ، کاهش زمان و استفاده بهینه از منابع انسانی. |
| پایه‌ریزی برای هوش سازمانی و تحلیل داده ها | اطلاعات فرآیند ها به‌صورت ساخت یافته جمع آوری می‌شوند و میتوان از آن‌ها برای تصمیم گیری های مدیریتی استفاده کرد. |
نقش فرهنگ سازمانی در موفقیت اتوماسیون
حتی بهترین ابزارها هم بدون پذیرش کارکنان و مدیران نتیجه‌بخش نیستند.
به همین دلیل، بخشی از خدمات ما در برجیس شامل آموزش، فرهنگ سازی و مدیریت تغییر است تا کاربران به تدریج با سیستم جدید سازگار شوند.
ما در این مسیر با تولید دستور العمل ها، برگزاری کارگاه های آموزشی و پشتیبانی مستمر، اطمینان حاصل می‌کنیم که فرآیند های دیجیتال در سازمان پایدار و ماندگار شوند.
خدمات گروه مشاوران برجیس در حوزه اتوماسیون و دیجیتالی سازی
ما در این حوزه، مجموعه‌ای کامل از خدمات تخصصی ارائه می‌دهیم تا سازمان‌ها بتوانند فرآیند های خود را به‌شکل استاندارد و دیجیتال اجرا کنند:
- تحلیل و انتخاب فرآیند های قابل اتوماسیون
- طراحی و پیاده سازی گردش کار های دیجیتال
- ساخت فرم ها و فرآیند ها در ابزار هایی مانند فرمساز شرکت های داخلی یا BPMS
- اتصال فرآیند ها به پایگاه های داده و نرم افزار های سازمانی
- طراحی داشبورد های مدیریتی و گزارش های عملکرد
- آموزش و پشتیبانی کاربران
- بهبود مستمر فرآیند های دیجیتال پس از استقرار
هدف ما این است که سازمان ها به‌جای اتکا به افراد، بر اساس فرآیند ها اداره شوند — فرآیند هایی که هوشمند، سریع و قابل اعتمادند.
جمع‌بندی
اتوماسیون فرآیند ها تنها نصب یک نرم افزار نیست؛ بلکه تحولی بنیادین در شیوه‌ی کار سازمان است.
با دیجیتالی سازی فرآیند ها، سازمان شما می‌تواند:
- از اتلاف زمان جلوگیری کند،
- خطاها را کاهش دهد،
- سرعت تصمیم گیری را افزایش دهد،
- و تصویری دقیق از عملکرد خود در هر لحظه داشته باشد.
گروه مشاوران برجیس با ترکیب تخصص در مدیریت فرآیند های سازمانی (BPM) و تجربه عملی در پیاده سازی سیستم های BPMS و فرمساز ها، همراه مطمئن شما در مسیر تحول دیجیتال است.
🟢 هدف ما: افزایش سرعت، دقت و قابلیت ردیابی فرآیند هاست — به شکلی که سازمان شما چابک، هوشمند و کارآمدتر از همیشه عمل کند.
موفقیت شما، موفقیت ماست!
با تکمیل فرم درخواست مشاوره؛
در اسرع وقت با شما تماس خواهیم گرفت تا بهینه‌سازی عملکرد سازمانی شما را آغاز کنیم.