خلق فرآیند هایی شفاف، استاندارد و همسو با اهداف سازمان
پس از شناسایی و تحلیل وضعیت موجود (As-Is)، گام بعدی در مسیر بلوغ فرآیند های سازمانی، طراحی و مدلسازی فرآیند های جدید (To-Be) است. در این مرحله، هدف فقط ترسیم نمودار نیست؛ بلکه ایجاد ساختاری منسجم، قابل اجرا و قابل سنجش است که بتواند عملکرد سازمان را بهبود دهد، از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری کند و بستر تحول دیجیتال را فراهم نماید.
در گروه مشاوران برجیس، طراحی فرآیند صرفاً یک فعالیت فنی نیست، بلکه یک اقدام استراتژیک و فرهنگی است که تمام واحدهای سازمان را درگیر می‌کند. ما با ترکیب تخصص در حوزه مدیریت فرآیند (BPM) و تجربه در استقرار نرم‌افزارهای سازمانی، فرآیندهایی طراحی می‌کنیم که واقعاً اجراپذیر باشند و صرفاً در مستندات باقی نمانند.
اهمیت طراحی فرآیند در موفقیت سازمان
فرآیند ها ستون فقرات هر سازمان هستند. اگر این ستون‌ها اصولی طراحی نشده باشند، کوچک‌ترین تغییر می‌تواند باعث ناهماهنگی و اختلال در کل سیستم شود.
طراحی فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
- وظایف و مسئولیت‌ها را شفاف‌سازی کنند؛
- ارتباط بین واحدها و جریان اطلاعات را بهینه سازند؛
- بهره‌وری منابع انسانی و مالی را افزایش دهند؛
- از اتلاف وقت، هزینه و انرژی جلوگیری کنند؛
- و در نهایت، مسیر رشد و دیجیتالی‌سازی را هموار کنند.
در واقع، طراحی فرآیند های سازمانی پایه‌ای‌ترین گام برای موفقیت در تحول دیجیتال است. سازمان‌هایی که بدون طراحی فرآیند مناسب سراغ نرم‌افزار یا اتوماسیون می‌روند، معمولاً با مقاومت کارکنان، سردرگمی در اجرا و دوباره‌کاری مواجه می‌شوند.
گام‌های طراحی فرآیند در گروه مشاوران برجیس
رویکرد ما در طراحی و مدلسازی فرآیندها مبتنی بر استانداردهای بین‌المللی (BPMN 2.0) و تجربیات واقعی از سازمان‌های ایرانی است.
این مسیر معمولاً در پنج مرحله اصلی انجام می‌شود:
۱. تعریف اهداف و معیارهای طراحی
پیش از هرچیز، باید بدانیم چرا فرآیند جدید طراحی می‌شود. آیا هدف کاهش زمان انجام کار است؟ افزایش رضایت مشتری؟ کاهش هزینه؟
در این مرحله، تیم مشاوره برجیس با مدیران ارشد و کارشناسان کلیدی جلساتی برگزار می‌کند تا اهداف استراتژیک طراحی فرآیند به‌طور دقیق مشخص شود. سپس معیارهای سنجش موفقیت فرآیند (KPIها) تعیین می‌گردد.
۲. طراحی فرآیند های بهینه‌شده (To-Be)
در این مرحله، براساس تحلیل فرآیند های موجود (As-Is) و بازخورد ذی‌نفعان، فرآیند های جدید طراحی می‌شوند.
تمرکز ما بر این است که:
- گلوگاه‌ها و فعالیت‌های زائد حذف شوند؛
- جریان کار ساده و روان شود؛
- وظایف تکراری یا بدون ارزش افزوده حذف گردد؛
- و فرآیند به نحوی طراحی شود که قابل اندازه‌گیری و بهبود مستمر باشد.
طراحی فرآیند های To-Be در واقع تصویر آینده‌ی مطلوب سازمان است — آینده‌ای که در آن کارها شفاف، سریع و هماهنگ انجام می‌شوند.
۳. مدلسازی فرآیند با استاندارد BPMN 2.0
برای اینکه فرآیند ها قابل‌فهم و قابل‌اجرا باشند، از استاندارد جهانی BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) استفاده می‌کنیم.
این استاندارد زبان مشترکی بین مدیران، تحلیلگران و تیم‌های فنی ایجاد می‌کند و باعث می‌شود تمام ذی‌نفعان تصویر واحدی از فرآیند داشته باشند.
نمودارهای BPMN شامل المان‌هایی مانند فعالیت‌ها، تصمیم‌ها، رویدادها، نقش‌ها و جریان‌های کاری هستند که به شکل گرافیکی ترسیم می‌شوند.
مزایای استفاده از BPMN 2.0:
- درک سریع و شهودی فرآیند ها برای تمام سطوح سازمان
- کاهش خطا در هنگام استقرار نرم افزار های BPMS
- امکان شبیه‌سازی و تحلیل پیش از اجرا
- تسهیل در آموزش و مستند سازی فرآیند ها
طراحی نقشه های فرآیند و تعیین نقش‌ها (RACI Matrix)
یکی از چالش‌های رایج در سازمان‌ها، ابهام در نقش‌ها و مسئولیت‌هاست. افراد نمی‌دانند چه کسی مسئول انجام کار است، چه کسی باید تأیید کند و چه کسی باید صرفاً اطلاع داشته باشد.
برای حل این چالش، از ابزار مدیریتی مؤثری به نام RACI Matrix استفاده می‌کنیم.
در این ماتریس، برای هر فعالیت در فرآیند، چهار نوع نقش مشخص می‌شود:
- Responsible (مسئول انجام): فرد یا واحدی که کار را انجام می‌دهد.
- Accountable (پاسخ‌گو): کسی که در برابر نتیجه نهایی پاسخ‌گوست.
- Consulted (مشاور): افرادی که در انجام کار باید با آن‌ها مشورت شود.
- Informed (آگاه‌شده): افرادی که باید از نتیجه کار مطلع شوند.
به کمک RACI، تعارض نقش‌ها حذف می‌شود، ارتباط بین واحدها شفاف‌تر می‌گردد و مسئولیت‌پذیری در سازمان افزایش می‌یابد.
این شفاف‌سازی، یکی از کلیدهای اصلی موفقیت در اجرای فرآیند های جدید است.
بازطراحی جریان اطلاعات بین واحدها
در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات بین واحدها به‌صورت دستی، با تأخیر یا ناقص منتقل می‌شود. نتیجه آن، دوباره‌کاری، اشتباهات انسانی و اتلاف منابع است.
در مرحله طراحی فرآیند، ما جریان اطلاعات را از ابتدا تا انتها بازنگری می‌کنیم و مسیرهای ارتباطی بین واحدها را بازطراحی می‌کنیم.
نمونه‌هایی از اقداماتی که در این بخش انجام می‌شود:
- تعریف ورودی و خروجی دقیق هر فرآیند
- تعیین مسئول دریافت و ارسال اطلاعات
- طراحی فرم‌ها و مستندات استاندارد
- مشخص‌کردن نقاط کنترل کیفیت و اعتبارسنجی داده‌ها
- پیشنهاد راهکارهای دیجیتال برای تبادل خودکار اطلاعات بین سیستم‌ها
هدف از این مرحله، جلوگیری از جزیره‌ای شدن اطلاعات و ایجاد یک جریان داده‌ی منسجم در کل سازمان است.
خروجی‌های مرحله طراحی و مدلسازی فرآیند ها
در پایان این مرحله، سازمان یک مجموعه‌ی کامل و قابل‌استفاده از مستندات و ابزارها در اختیار خواهد داشت که شامل موارد زیر است:
- مدل‌های فرآیندی در قالب استاندارد BPMN 2.0
- مستندات توصیفی فرآیند ها (اهداف، ورودی‌ها، خروجی‌ها، نقش‌ها، شاخص‌ها)
- ماتریس RACI برای تعیین مسئولیت‌ها
- نقشه جریان اطلاعات بین واحدها
- پیشنهاد های نرم افزاری برای اجرای فرآیند ها در محیط دیجیتال (BPMS یا ابزارهای فرمساز داخلی)
این مستندات پایه‌ای هستند برای مرحله‌ی بعدی یعنی پیاده سازی و اتوماسیون فرآیند ها.
خدمات گروه مشاوران برجیس در حوزه طراحی فرآیند
ما در گروه مشاوران برجیس خدمات طراحی و مدلسازی فرآیند را به‌صورت جامع و قابل اجرا ارائه می‌دهیم، از جمله:
- طراحی فرآیند های بهینه‌شده (To-Be) متناسب با اهداف استراتژیک سازمان
- مدلسازی فرآیند ها بر اساس استاندارد BPMN 2.0
- تهیه مستندات فرآیندی و نقشه‌های RACI
- بازطراحی جریان اطلاعات بین واحدها
- آموزش مدیران و کارشناسان برای نگهداری و به‌روزرسانی فرآیندها
- آماده سازی فرآیند ها برای اتوماسیون در نرم افزار های BPMS یا فرمسازهای داخلی
هدف ما این است که فرآیند هایی طراحی کنیم که واقعاً قابل اجرا باشند، نه فقط قابل نمایش.
جمع‌بندی
طراحی و مدلسازی فرآیند ها، یکی از حساس‌ترین و تأثیرگذارترین مراحل در مسیر مدیریت فرآیند های سازمانی است. این مرحله پلی است میان تحلیل و اجرا — جایی که ایده‌ها به ساختار تبدیل می‌شوند و سازمان برای حرکت به‌سمت بهره‌وری و دیجیتالی‌سازی آماده می‌شود.
در گروه مشاوران برجیس، ما باور داریم که طراحی فرآیند خوب، نقطه آغاز تحول پایدار است.
اگر شما هم به‌دنبال فرآیند هایی هستید که کار را ساده‌تر، شفاف‌تر و مؤثرتر کنند، طراحی فرآیند گام بعدی شماست — و ما در کنار شما هستیم تا آن را به بهترین شکل انجام دهیم.
موفقیت شما، موفقیت ماست!
با تکمیل فرم درخواست مشاوره؛
در اسرع وقت با شما تماس خواهیم گرفت تا بهینه‌سازی عملکرد سازمانی شما را آغاز کنیم.